請求書の書き方完全ガイド
請求書には、法律で定められた統一様式はありません。ただし、取引先の経理処理や税務の実務では「最低限この項目がないと処理できない」という事実上の標準があります。この記事では、フリーランスが請求書に書くべき項目をチェックリストで整理し、振込手数料や源泉徴収などつまずきやすいポイントの文例をまとめます。
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請求書の必須項目チェックリスト
- 作成者の氏名または屋号（住所・連絡先もあわせて記載）
- 取引年月日（納品日や役務提供の日）
- 取引内容（「デザイン一式」より「○○サイト トップページデザイン制作」のように具体的に）
- 金額（本体価格・消費税・合計を区分して記載）
- 宛名（取引先の正式名称。会社宛は「御中」、個人宛は「様」）
- 支払期限（契約や発注書で合意した支払条件に合わせる）
- 振込先（銀行名・支店名・口座種別・口座番号・口座名義。名義はカタカナ表記も書いておくと親切）
- 請求書番号（連番にしておくと管理と問い合わせ対応が楽になります）
なお、あなたが適格請求書発行事業者（インボイス発行事業者）として登録している場合は、上記に加えて登録番号・適用税率・税率ごとに区分した消費税額の記載が必要とされています。詳しくはインボイス制度で請求書に必要な記載事項で解説しています。
振込手数料の負担はどう書く?
振込手数料をどちらが負担するかは、本来は契約時に合意しておく事項です。民法上は原則として弁済の費用は債務者（支払う側）の負担とされていますが、実務では受注側の負担を求められることもあります。トラブルを避けるため、合意した内容を請求書の備考欄に明記しておきましょう。
源泉徴収がある場合の記載例
原稿料やデザイン料など源泉徴収の対象となる報酬では、源泉徴収税額を請求書に明記しておくと、振込額の食い違いを防げます。本体価格と消費税を区分して記載すれば、原則として本体価格のみを源泉徴収の対象にできるとされています。計算式の詳細は源泉徴収税の計算方法、消費税と源泉をどの順序で計算するか（端数処理を含む）は請求書の消費税と源泉徴収の計算順序をご覧ください。
備考欄に書いておくと親切な文例
備考欄には、支払条件の確認事項や連絡先など、経理担当者が迷いそうな点を先回りして書いておくとスムーズです。
請求書をメールで送るときの文例と添付の確認
PDFを用意したら、請求対象と請求書番号が分かる件名にし、本文の案内と添付ファイルを照合して送ります。 初回は、相手の受付先・担当者・送付方法を確認しましょう。指定の提出システムや紙での送付がある場合は、その方法に合わせます。以下は、メール添付での送付を相手と確認済みの場合の文例です。［ ］内を自分の請求書に合わせて置き換えてください。
- 受付先・担当者・必要なCCが、相手に確認した宛先と一致している
- 添付PDFを開き、宛名・請求書番号・対象期間・振込額・支払期限が本文と一致している（源泉徴収がある場合は税抜小計を振込額として転記しない）
- ［ ］の置き換え漏れ・添付忘れ・別の取引先のPDFがない。送った後は送信済みフォルダとエラー通知も確認する
PDFは請求書作成ツールの「印刷 / PDF保存」から作れます。このツールにメール送信・相手の受領確認・税法上の保存要件を自動で満たす機能はありません。保存したPDFを自分のメールに添付し、送信済みだけで相手が受領したとは判断しないようにします。
帳簿・書類の保存義務がある人は、自分がメールで送った請求書も電子取引データとして保存します。PDFを残すだけで対応完了とは限らないため、電子取引の保存対象と保存要件を確認してください。国税庁「電子帳簿等保存制度で経理のデジタル化」（令和5年8月、6〜7頁）を2026年10月10日に本文確認しました。
送った請求書に誤りがあったら？訂正と値引きを分ける
結論から言うと、最初から金額・税率などが間違っていた場合は訂正、正しい請求の後に実際の値引き・返品が発生した場合は対価の返還です。適格請求書発行事業者が課税事業者へ交付したインボイスの記載事項に誤りがあった場合は、修正した書類を交付するのが基本です（国税庁Q32・Q33）。単に金額が減ったという理由だけで、両者を同じ処理にしないようにします。
| 起きたこと | 確認する書類・対応 |
|---|---|
| 当初の数量・単価・税率などの記載ミス | 元の請求書を特定し、正しい内容の修正書類を相手へ交付する（Q32・Q33） |
| 正しく請求した後の値引き・返品 | 適格返還請求書の対象かを確認する。誤記の訂正とは別の扱い（Q27） |
誤記を直す書類の作り方は2つ
- 全体を作り直す：誤りを直し、必要な記載事項をすべて載せた請求書を交付する。元の金額に追加する請求ではなく、訂正版だと伝えます。
- 訂正箇所を知らせる書類を交付する：元の請求書との関係を明確にし、修正事項を示す。たとえば元の請求書番号・日付を添えて、どの項目がどう変わるかを記載します。
送付前には、元の請求書・契約や発注内容・修正した金額を照合し、訂正後の総額と入金済みの金額を相手と確認しましょう。全体を作り直すときは請求書作成ツールを使えますが、旧版との照合や相手への訂正連絡まで自動で行う機能ではありません。
実際の値引き等で返還額が税込1万円未満なら適格返還請求書の交付義務が免除されますが、これは誤記訂正の免除ではありません。判定するのは元の請求総額でなく、返還した額や対象の請求・債権の単位ごとの減額で、税率別に分割して判定しません（Q27・Q28、2026年10月3日本文確認）。保存方法や個別の処理で迷う場合は税務署・税理士へ確認してください。
よくある質問
請求書に決まった様式はありますか？
法律で定められた統一様式はありません。ただし、作成者名・取引年月日・取引内容・金額・宛名などは取引先の経理処理に必要なため、実務上は必須とされています。
請求書に印鑑は必要ですか？
法的には押印がなくても請求書は有効とされています。ただし取引先の社内ルールで押印を求められる場合があるため、初回取引のときに確認しておくとスムーズです。
振込手数料はどちらが負担するのが原則ですか？
民法上は原則として支払う側（債務者）の負担とされていますが、実務では契約や商慣習によって異なります。トラブル防止のため、契約時に合意したうえで請求書の備考欄にも明記しておきましょう。
源泉徴収税額は請求書に書かないといけませんか？
記載義務はありませんが、書いておくと支払側の処理ミスや振込額の食い違いを防げます。本体価格と消費税を区分して記載すると、原則として本体価格のみを源泉徴収の対象にできるとされています。
訂正版を送ったら、元の請求書の控えは消してよいですか？
適格請求書を訂正して交付した発行側は、元の適格請求書と修正した書類の写しを両方保存します。訂正箇所だけを知らせる書類を交付した場合は、相手も元の請求書と訂正書類を合わせて保存する必要があるため、旧版の削除を一律に依頼しないようにします。
このサイトの請求書ツールからメールも送れますか？
メール送信機能はありません。「印刷 / PDF保存」でPDFを保存し、相手に確認した送付先へ自分のメールから添付して送ります。送信前に宛名・請求書番号・振込額・支払期限をPDFと照合してください。相手の受領確認や電子取引の保存要件への対応も別に必要です。
