電子帳簿保存法の対応｜レシートはスマホ撮影でOK?フリーランスがやること

税金・申告最終更新: 2026-07-22

「メールでもらったPDFの請求書はどう保存すればいいの?」「紙のレシートはスマホで撮って捨てていい?」——電子帳簿保存法をめぐってフリーランスがつまずきやすいのが、この2つの区別です。実は、両者はまったく別のルールで扱われます。一方は全員が必ず守る義務、もう一方は任意で使える便利な制度です。この記事では、フリーランス・個人事業主が最低限おさえるべき対応を、国税庁の資料をもとに整理します。

まず区別する｜「データでもらった」か「紙でもらった」か

電子帳簿保存法には複数の制度がありますが、フリーランスにとっての分かれ道は「その書類をどうやって受け取ったか」です。受け取り方によって、対応が義務か任意かが変わります。

【義務】電子取引データの保存｜ここだけは必ず対応

申告所得税の帳簿・書類を保存する義務がある人（＝確定申告をするフリーランス）が、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などに相当する電子データをやりとりした場合、その電子取引データを保存しなければなりません。令和6年（2024年）1月以降にやりとりするデータが対象で、受け取った場合だけでなく、自分が送った場合も保存します。

• 対象: メール添付のPDF請求書・領収書、クラウド請求書サービスで受発行した書類、ネット通販の購入明細・領収書、アプリ決済の利用明細など、データでやりとりしたもの
• 対象外: 紙でやりとりした書類（これをデータ化する義務はない）
• 保存するファイル形式は問わない: PDFに変換したものや、スクリーンショットでも問題ないとされています

保存にあたっては、次の3つのポイントを満たす必要があります。

1. 改ざん防止のための措置をとる
2. 「日付・金額・取引先」で検索できるようにする
3. ディスプレイやプリンタ等を備え付ける（画面で確認・印刷できる状態にしておく）

改ざん防止の措置｜お金をかけずに済む方法もある

改ざん防止の措置というと専用システムが必要に思えますが、国税庁は「改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る」というシステム費用をかけずに導入できる方法も認めています。規程のサンプルは国税庁ホームページに掲載されています。このほか、タイムスタンプを付与する方法や、訂正・削除の履歴が残る（または訂正・削除ができない）システムで授受・保存する方法もあります。

検索要件｜売上5,000万円以下なら大幅にラクになる

「日付・金額・取引先」での検索は、専用システムがなくても次の簡易な方法で対応できます。

• ① 規則的なファイル名を付ける: ファイル名を「日付_金額_取引先」の形で統一し、1つのフォルダに集約する（例: `20260619_110000_株式会社○○.pdf`）。これでフォルダの検索機能が使える
• ② 表計算ソフトで索引簿を作る: Excel等で「日付・金額・取引先」の一覧を作り、表計算ソフトの検索機能で探せるようにする。索引簿のサンプルも国税庁HPにあります

システムの整備が間に合わないなど「相当の理由」がある場合には、猶予措置があります。データを保存しつつ、プリントアウトした書面を提示・提出でき、ダウンロードの求めに応じられれば、検索要件などを満たせなくても認められます。ただし、システムが整っているのに資金繰りや人手不足といった特段の事情なく保存していない場合は、相当の理由とは認められないとされています。

対応しないとどうなる?｜不正があると重加算税が10%加重される

単に保存を忘れていた場合の取扱いは個別の事情によりますが、電子取引データを保存しない・改ざんするといった行為には、通常より重いペナルティが用意されています。令和3年度税制改正で、スキャナ保存した書類や電子取引データについて隠蔽・仮装（改ざんや不正）があった場合、その事実により生じた申告漏れ等に課される重加算税が10%加重される措置が設けられました（令和4年1月1日以後に法定申告期限が到来する国税から適用）。

【任意】スキャナ保存｜紙のレシートはスマホ撮影で残せる

紙で受け取った領収書やレシートは、従来どおり紙のまま保存すれば問題ありません。そのうえで、紙の保管を減らしたい人は「スキャナ保存」制度を任意で使えます。これは、紙の書類をスキャナで読み取った電子データで保存できる仕組みで、要件を満たせばスマホやデジカメで撮影したものでもOKです。

• 対象書類: 取引相手から受け取った書類（契約書・請求書・領収書など）と、自分が作成して交付する書類の写し
• 「スキャナ」の範囲: 書面を電子データに変換する入力装置で要件を満たすもの。スマホ・デジカメも対象
• 事前手続き: 原則不要。令和4年1月以降は税務署長の承認も不要で、任意のタイミングで、書類の種類ごとに始められます

ここでいう「重要書類」は契約書・納品書・請求書・領収書など資金や物の流れに直結するもの、「一般書類」は見積書・注文書・検収書など直結しないもので、一般書類はグレースケール保存などが認められます。要件を満たしてスキャナ保存をすれば、紙の原本を保管し続ける必要はなくなります（読み取りが鮮明にできているかを確認してから処分すると安心です）。

フリーランスがやることチェックリスト

• メールやWebでもらった請求書・領収書のPDFを、捨てずにフォルダへ保存している
• ファイル名を「日付_金額_取引先」で統一する、または索引簿を作っている（売上5,000万円以下なら検索要件は省略可）
• 改ざん防止のため、事務処理規程を定めるか、履歴が残る会計ソフトで保存している
• 自分が送った請求書・見積書のデータも保存している
• 紙のレシートは紙のまま保存（電子化したい場合のみスキャナ保存の要件を確認）
• 保存した帳簿・書類は原則7年保存する（青色申告の場合）

電子取引データの保存は、会計ソフトを使うと「改ざん防止」「検索」「保存」をまとめて満たしやすくなります。クラウド会計ソフトなら、銀行口座やカードの明細連携とあわせてデータが自動で整理されるため、確定申告前の手間も減らせます。口座・カードの分け方は事業用口座・カードの分け方、経費にできる支出はフリーランスの経費一覧チェックリストも参考にしてください。